会员及报到系统

背景

我曾与槟城一家知名非政府组织——槟城文化传承协会合作。他们每年在农历新年期间在乔治市管理槟城农历新年庆典（庙会）。

他们每年有数百名会员和数千名志愿者。单是处理会员和志愿者就是一个巨大的挑战；因此，协作和生产力成为他们有效管理工作和沟通的重要方面。

过往项目

几年前，我带领团队的技术组，我们成功将整个组织迁移到Google Workspace非营利版，提高了组织的工作效率。我们开发了多个自动化应用程序。其中一项转型是针对他们的会员系统，每当有新会员加入时，我们自动为他们创建Google Workspace账户，并自动发送含有账户详情的欢迎邮件。活动有超过10个子组，我们启用了动态组成员名单，每当有新成员被分配到组内时，组长都能实时收到更新的成员名单。

现状

该组织开始发展壮大，现在举办多个活动，每个活动都有数百名参与者。因此，他们希望系统地记录出勤情况，以便能够奖励那些积极参与其计划的人。此外，他们希望有一种快速的考勤方式，减少考勤和记录过程所需的人力和时间。

我发现了他们的痛点，决定尝试新事物——使用Google AppSheet来解决90%的问题。我为他们的会员开发了一个系统，让他们可以查看即将举行的活动并报名，同时拥有自己的个人资料和动态二维码，方便考勤追踪。他们只需扫描自己的二维码就能轻松访问组织的官方网站。

作为组织者，他们可以通过扫描参与者的二维码或通过搜索姓名和身份证号码来访问和管理所有个人资料、活动和考勤记录，这些都在AppSheet内完成。这次转型帮助团队在管理和追踪考勤方面有效减少了30%的工作量，他们对转型的结果100%满意。

效率是2025年工作的新方式。